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S.O.L.O.N : Système d’organisation en ligne des opérations normatives
L’outil S.O.L.O.N (Système d’Organisation en Ligne des Opérations Normatives) a été déployé au printemps 2007 à l’échelle interministérielle sous la responsabilité du secrétariat général du gouvernement. Dématérialisant le parcours des textes publiés au Journal officiel de la République françaises (édition "Lois et décrets") entre les ministères, le Conseil d’Etat et le secrétariat général du gouvernement, il a notamment pour avantage de permettre un meilleur suivi du travail gouvernemental, en garantissant la traçabilité des différents états successifs des projets de textes jusqu’à leur publication au Journal officiel.
S.O.L.O.N. est aujourd’hui devenu le vecteur de droit commun de la transmission des textes à la Direction des Journaux officiels pour publication. 90 % des textes paraissant au Journal officiel sont traités par son canal : projets de lois, ordonnances, décrets, arrêtés, décisions, avis, soit un peu plus de 30 000 textes chaque année. Ces textes sont désormais transmis par le secrétariat général du Gouvernement à la Direction des Journaux officiels par le canal de l’application, sont intégrés dans le système d’information de la Direction des Journaux officiels puis diffusés au format papier ou électronique, notamment par le site Légifrance.
S.O.L.O.N est basé sur une application de Records Management ou « gestion des archives intermédiaires et courantes » développée par la société SAP et dotée des fonctionnalités suivantes :
- Base de données
- Workflow
- Gestion électronique des documents
- Moteur de recherche
- Annuaire des contributeurs (LDAP)
- Mise en forme des projets de texte
- Outils de « reporting ».
Refonte de vie-publique.fr
Le travail mené, avec l’appui de la société Proposition, en 2007 sur l’étude stratégique et de positionnement du portail vie-publique a permis de définir les principes de refonte du portail vie-publique :
réaffirmation et renforcement du positionnement de vie-publique comme un portail d’information publique facilitant la pédagogie du citoyen sur les débats publics, les politiques publiques et la connaissance des institutions. Vie-publique renforce son positionnement et sa mission de portail vers les ressources publiques pour éclairer le citoyen ;
renforcement de l’offre de contenu pour que vie-publique répondent mieux aux attentes des internautes fidélisés et que le portail élargisse significativement ses publics dans une optique de démocratisation de l’accès à l’information publique ;
optimisation des modes d’accès à l’information diffusée sur le portail en assurant une meilleur complémentarité des contenus ;
développement de la participation inter-active des usagers du site et construction d’une communauté d’usagers fidélisés.
Le maquettage fonctionnel défini permet de répondre à différents points de faiblesse du portail actuel :
renforcement de la dimension pédagogie du citoyen ;
meilleure visibilité de la richesse et de l’actualisation des contenus du portail ;
meilleure visibilité des niveaux de lecture et concrétisation des accès par type d’usages ;
mise en place de la transversalité des contenus au sein du portail.
La finalisation ergonomique et graphique de la nouvelle version de vie-publique se déroulera dans le courant du premier semestre 2008, en parallèle du travail sur la redéfinition des contenus. La nouvelle version est prévue pour le second semestre 2008.
Club interministériel des documentalistes
La Documentation française assure la fonction de coordination documentaire dans les administrations depuis janvier 2000 en étroite relation avec l’Association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS) présidée depuis juin 2007 par Martine Sibertin-Blanc, responsable du département de l’Information publique à la Documentation française.
La Documentation française anime depuis janvier 2000 le Club interministériel des documentalistes, structure informelle mandatée par le Secrétaire général du Gouvernement pour offrir aux professionnels de l’information un lieu d’échanges et de partages d’expériences. A ce titre la Documentation française organise 4 ou 5 fois par an des rencontres thématiques, portant aussi bien sur des problématiques spécifiques à un ministère que sur des questions transversales.
En 2007, la Documentation française a été particulièrement attentive à sensibiliser les documentalistes à l’évolution de leur métier et aux ressources offertes par les nouvelles technologies de l’information. Ainsi au cours des 4 réunions de l’année ont été présentés de nouveaux outils de production et de gestion de contenus, des méthodes pour constituer de nouveaux produits, comme les panoramas de presse électroniques, ou bien encore de nouveaux modes de diffusion via les abonnements électroniques.
Concernant la formation, un panorama complet des formations diplômantes aux métiers de l’information documentation a pu être présenté par une association professionnelle et une visite à la Bibliothèque nationale de France a pu démontrer combien les techniques documentaires peuvent inspirer les mises en oeuvre de « records management » pour mieux produire et mieux gérer les documents bureautiques utiles à un organisme.
Par ailleurs le club des documentalistes a suivi l’action de modernisation des politiques ministérielles et son impact sur l’organisation documentaire, que ce soit à travers les audits relatifs à l’archivage ou bien à la suite de la démarche de Révision générale des politiques publiques. Enfin, les questions juridiques relatives aux métiers documentaires ont également largement suscité réflexions et débats, notamment le droit de copie des panoramas de presse électroniques. Certaines de ces contributions sont disponibles sur l’extranet métier "Intercom" mis à la disposition du club par le SIG, ainsi que les programmes et comptes rendus des réunions.