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Données personnelles et sécurité de la démarche de demande d'inscription sur les listes électorales (DILE)

Vérifié le 24 septembre 2021 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

La Direction de l'information légale et administrative (DILA), service du Premier ministre, et la Direction de la modernisation et de l'administration territoriale (DMAT), service du Ministère de l'intérieur, sont co-responsables de traitement, au titre du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), dans le cadre de la présente démarche.

Les coordonnées respectives de ces directions sont les suivantes :

Direction de l'information légale et administrative,

Représentée par sa directrice Anne Duclos-Grisier

26 rue Desaix

75727 Paris cedex 15

Tél. Standard : 01 40 58 75 00

Direction de la modernisation et de l'administration territoriale,

Représentée par son directeur

Monsieur le Directeur de la modernisation et de l'administration territoriale

Ministère de l'Intérieur

Place Beauvau

75800 Paris Cedex 08

Adresse électronique : donnees-personnelles-dmat@interieur.gouv.fr

Les rôles et responsabilités respectifs de ces directions, dans le cadre de la gestion de la démarche de demande d'inscription en ligne sur les listes électorales (ci-après dénommée le « Service »), sont précisés dans les conditions générales d'utilisation accessibles via le lien suivant : https://www.service-public.fr/P10128 .

Le Service permet à l'usager, après authentification (cf. article 4.1 ci-dessous), de s'inscrire en ligne sur les listes électorales communales. Sa demande est ensuite transmise à l'Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE) pour intégration dans le Répertoire électoral unique (REU), qui la met à disposition de la commune dans laquelle il a demandé son inscription.

L'usager est alors informé, par récépissé dématérialisé, du dépôt et de la transmission de sa demande d'inscription à la commune concernée. Le suivi du traitement de sa demande par cette commune transite par le REU, avant d'être transmis à la DILA qui en informe l'usager.

Une fois la demande transmise à la commune, l'usager ne peut plus la modifier. Au besoin, il doit effectuer une nouvelle demande ou contacter la commune d''inscription.

La base juridique de ce traitement est l'arrêté du 16 novembre 2018 fixant les conditions d'agrément de la téléprocédure de demande d'inscription en ligne sur les listes électorales et les listes électorales complémentaires, pris en application du décret n°2018-343 du 9 mai 2018 et de l'arrêté du 24 février 2016 portant intégration au site internet « service-public.fr » d'un téléservice permettant à l'usager d'accomplir des démarches administratives en tout ou partie dématérialisées et d'avoir accès à des services d'informations personnalisés (cf. article n°X des CGU DILE).

La DILA et la DMAT s'engagent à prendre toutes les mesures nécessaires permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des informations fournies par l'usager. Elles s'engagent à n'opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l'usager au moyen du Service, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi, notamment, en cas de réquisition judiciaire.

Sur la gestion des "identifiants d'authentification"

Le Service est accessible en créant des identifiants ou par identification via FranceConnect. L'identification permet l'ouverture d'une session pendant laquelle l'usager peut effectuer sa démarche (cf. article 4.2 ci-dessous).

Création d'identifiants :

Les données à caractère personnel suivantes sont obligatoirement requises pour l'accès au Service :

  • un identifiant de connexion de l'usager (une adresse électronique valide), sachant que pour des raisons de sécurité et de confidentialité, il est fortement recommandé d'utiliser une adresse électronique personnelle, propre à l'usager ;
  • le mot de passe choisi par l'usager sachant que ce mot de passe doit comporter un minimum de huit caractères avec :

au moins une lettre en majuscule ;

au moins une lettre en minuscule ;

au moins un chiffre ;

l'utilisation d'un même mot de passe sur plusieurs services distincts est à proscrire.

(Consulter les recommandations d'usage en matière de gestion de vos mots de passe de l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information .)

L'identifiant et le mot de passe sont valables pendant 7 jours et sont ensuite détruits par la DILA. Durant ces 7 jours, l'usager a la possibilité de réinitialiser son mot de passe, en cliquant sur "Mot de passe oublié ? ”.

Au-delà de ce délai de 7 jours, l'usager doit recommencer la procédure d'authentification depuis le début.

Identification via FranceConnect :

Les noms, prénoms et e-mail de l'usager sont transmis au Service par le fournisseur d'identité FranceConnect (cf. CGU de FranceConnect )

Sur la traçabilité des accès

Les données à caractère personnel enregistrées pour la traçabilité des données de "session utilisateur" correspondants aux identifiants (hors authentification via FranceConnect) sont les suivantes : adresse IP de l'usager, date et heure de connexion. Celles-ci sont conservées pendant 7 jours (cf. ci-dessus).

Les données à caractère personnel conservées dans le système de journalisation sont les suivantes : l'adresse IP de l'usager, la date et l'heure de connexion. Celles-ci sont conservées pendant 180 jours.

Sur la gestion de la démarche ou Service

Après identification et ouverture d'une session (cf. article 4.1 ci-dessus), l'usager accède au Service et peut effectuer sa démarche. Si l'usager reste inactif pendant 30 minutes, la session est coupée. Il doit alors à nouveau s'identifier pour effectuer sa démarche.

La collecte de certaines informations personnelles est nécessaire pour effectuer le traitement de la demande par la commune d'inscription choisie par l'usager, celles-ci étant définies aux articles 3 et suivants de l'arrêté du 16 novembre 2018 pris en application des articles R. 5 , R. 6 et R. 60 du code électoral.

Il s'agit des données visant :

  • à identifier l'usager : nom de naissance, nom d'usage, prénoms, sexe, date et lieu de naissance et nationalité ;
  • à justifier de l'attache communale objet de la demande : adresse au titre de laquelle l'usager peut demander son inscription ;

Les pièces justificatives relatives à l'identité et au rattachement qui doivent accompagner la demande d'inscription diffèrent selon le cas personnel de l'usager.

(Ces informations sont disponibles sur les pages suivantes :

S'inscrire sur les listes électorales : quel justificatif d'identité ?

S'inscrire sur la liste électorale en mairie : quel justificatif de domicile ?

Ces données sont détruites automatiquement, 7 jours suivant la date de confirmation de bonne réception de la demande par la commune.

Le traitement du dossier se déroule de la manière suivante :

Après la validation par l'usager de sa demande, le dossier est en cours de transmission à la commune du lieu d'inscription qui instruit la demande.

Les statuts suivants font l'objet de l'envoi d'un email à l'usager :

  • En cours de traitement par la commune ;
  • Demande rejetée par la commune ;
  • Demande acceptée par la commune.

Cas 1 - La demande n'est pas validée par l'usager, donc non transmise à la commune d'inscription :

Les données personnelles saisies ne sont jamais enregistrées.

Les documents justificatifs téléversés par l'usager sont automatiquement détruits dans un délai maximum de 24h.

Cas 2 - La demande a été validée par l'usager, elle fait donc l'objet d'une transmission à la commune d'inscription :

À compter de la réception du statut, « en cours de traitement », les télédossiers sont conservés pendant 7 jours.

Systématiquement au bout de 7 jours, les dossiers sont supprimés.

Pendant ces 7 jours, à réception du statut « Demande acceptée » ou « Demande rejetée », les dossiers sont immédiatement détruits.

Sur la traçabilité des accès

Les données enregistrées pour la gestion de la traçabilité des accès sont : le numéro de télédossier, avec pour chaque événement la date et l'heure de statut. (cf. article III.2 des CGU mentionnant la liste des statuts de la demande).

Ces données sont conservées 180 jours par la DILA.

Récapitulatif

Usage

Données

Durée de conservation

Connexion avec FranceConnect:

E-mail

Mot de passe

Identifiant technique

7 jours

Connexion avec un email et un mot de passe

E-mail

Mot de passe

Identifiant technique

7 jours

Données de session utilisateur

IP

Date et heure de connexion

30 minutes pendant la session de l'usager

180 jours dans les logs (cf délibération de la CNIL du 2021-008 du 14/01/21, pour la détection et la prévention d'opérations illégitimes sur les données principales du traitement)

Données nécessaires à la demande au traitement de la demande par la commune d'inscription choisie par l'usager

Toutes ces données constituent le télédossier de l'usager, auquel est associé un statut en fonction de l'avancement de son traitement.

Identité :

nom de naissance, nom d'usage, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, nationalité

Données relatives à l'attache communale :

adresse au titre de laquelle l'électeur est inscrit sur la liste électorale

Données de contact du demandeur tel que décrit dans le tableau ci-dessous

Pièces justificatives :

données personnelles contenues dans les documents stockés (cf. précisions ci-après)

A compter de la réception du statut, « en cours de traitement », les télédossiers sont conservés pendant 7 jours.

Systématiquement au bout de 7 jours, les dossiers sont supprimés

Pendant ces 7 jours, à réception du statut « accepté » ou « rejeté », les dossiers sont immédiatement détruits.

SI la demande n'est pas validée par l'usager : Les données personnelles saisies ne sont jamais enregistrées.

Les documents justificatifs téléversés par l'usager sont automatiquement détruits dans un délai maximum de 24h.

Pour la gestion de la traçabilité des accès et le suivi de DILE (suivi statistiques et traitement des demandes usagers par le support)

Numéro de télédossier

Pour chaque événement (lié au statut de la demande) la date et l'heure du statut.

180 jours

L'accès aux données à caractère personnel est strictement limité à la DILA, l'INSEE (en tant qu'organisme partenaire) et le cas échéant, aux sous-traitants contribuant à la gestion du Service dont la liste figure ci-dessous :

Sous-traitants

Role

Outscale

Hébergement des serveurs et données

CGI

Support fonctionnel de la démarche

GFI Inetum

Exploitation

Sendinblue

Solution d'envoi des mails aux usagers

Baleen

Solution technique de CDN Content Delivery network)

Les sous-traitants listés ci-dessus sont soumis à une obligation de confidentialité et ne peuvent utiliser les données à caractère personnel que conformément à la législation applicable et aux dispositions contractuelles spécifiquement conclues dans le cadre de la mise en œuvre de la démarche.

Conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables, la personne concernée peut exercer son droit d'accès auprès du responsable de traitement de la DILA par courriel à l'adresse suivante : mailto:rgpd@dila.gouv.frrgpd@dila.gouv.fr.

L'instruction de la demande se fera en lien avec la DMAT, conformément à une convention de partenariat établie entre ces deux entités.

Si la réponse apportée ne convient pas à l'usager, ce dernier peut alors saisir le délégué à la protection des données des services du Premier ministre, par courriel à l'adresse suivante : dpd@pm.gouv.fr

et par courrier à l'adresse suivante :

Service du Premier ministre

À l'attention du délégué à la protection des données (DPD)

56 rue de Varenne

75700 Paris

En tout état de cause, l'usager dispose également du droit d'introduire une réclamation ou une plainte auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés via l'adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

Le droit de rectification, le droit à l'effacement, le droit à la limitation du traitement ou encore le droit à l'opposition ne peuvent être exercés du fait que ce traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission de service public (cf. article 6 du RGPD) et qu'il répond à une obligation au titre des articles L9 et II de l'article L11 du code électoral). Toutefois, afin de rectifier ses données, l'usager peut effectuer une nouvelle demande, directement auprès de la commune d'inscription ou en utilisant à nouveau le Service.

Aucun transfert de données à caractère personnel n'est effectué vers un État non-membre de l'Union européenne.

Le présent Service utilise des témoins de connexion (dits « cookies »1) qui sont déposés sur l'ordinateur, le mobile ou la tablette de l'usager.

Les données collectées par le Service ne sont pas recoupées avec d'autres traitements.

Les cookies déposés ne permettent pas de suivre la navigation de l'usager sur d'autres sites.

L'usager peut, à tout moment, désactiver ces cookies via le lien “Gestion des cookies”, dans le pied de page de chacune des pages du Service.

Les cookies concernés sont les suivants

Ces cookies sont strictement nécessaires au bon fonctionnement du Service. En cas de désactivation par l'usager, ce dernier ne pourra effectuer la démarche.

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