Fiche pratique

Accès aux documents administratifs

Vérifié le 11 février 2016 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Toute personne peut, sans avoir à motiver sa demande, accéder aux documents administratifs. Cependant, l'accès à certains documents relatifs à des organismes spécifiques ou visant des personnes identifiées peut être impossible ou soumis à conditions.

Un document administratif est un document élaboré ou détenu :

  • par une administration (État, collectivité territoriale, établissement public),
  • par un organisme privé gérant un service public (caisses de Sécurité sociale, Pôle emploi, office public de HLM, etc.),
  • dans le cadre de missions de service public.

Exemples :

  • dossiers, rapports et études,
  • comptes rendus et procès verbaux,
  • statistiques,
  • directives, instructions et circulaires,
  • notes et réponses ministérielles,
  • avis et décisions.

Ne sont pas des documents administratifs :

  • l'ensemble des actes de l'Assemblée nationale ou du Sénat (y compris les actes relatifs à leur organisation et fonctionnement),
  • les documents à caractère juridictionnel (jugements, décisions de l'ordre judiciaire ou administratif, documents établis pour les besoins et au cours d'une procédure).

En principe, vous pouvez obtenir la communication des documents administratifs existants. Exemple : dossiers, rapports, études, comptes-rendus.

Les archives publiques sont communicables.

Le délai varie selon la nature des informations que contient le document demandé. Par exemple, l'accès aux registres de naissance et mariage de l'état civil est possible au bout de 75 ans., alors que les registres de décès sont immédiatement communicables.

Les documents administratifs non librement communicables (documents sensibles ou contenant des informations sur les personnes) sont accessibles dans un délai compris entre 25 et 100 ans.

Documents non communicables par nature

Les documents administratifs non communicables sont les suivants :

  • avis du Conseil d'État et des juridictions administratives,
  • documents des juridictions financières (Cour des comptes, chambres régionales des comptes),
  • documents d'instruction du Défenseur des droits,
  • documents dont la consultation ou la diffusion porterait atteinte au secret des délibérations du gouvernement, de la défense nationale, à la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l'État, à la sécurité publique, à la monnaie et au crédit public.

Vous pouvez y accéder partiellement si les mentions "sensibles", ou protégeant le secret, peuvent être cachées ou isolées du reste du document.

Documents relatifs aux personnes

Les documents administratifs concernant une personne nommément désignée ne sont communicables qu'à celle-ci. Ils peuvent l'être aussi à la personne mandatée par elle et agissant en son nom (par exemple, un avocat). Il s'agit des documents :

  • dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée, au secret médical,
  • qui portent une appréciation sur une personne nommément désignée ou identifiable,
  • qui mentionnent le comportement d'une personne et dont la divulgation pourrait lui porter préjudice.

Un document administratif accessible au seul intéressé peut être, dans certains cas, communicable à quiconque, si les mentions "personnelles" peuvent être masquées.

Vous devez faire une demande à l'administration ou à l'organisme privé chargé de la gestion d'un service public détenteur du document.

La demande peut être orale ou écrite. Il est utile d'envoyer un courrier (papier ou électronique) et d'en conserver une copie datée en cas d'absence de réponse de l'administration. L'administration ne peut pas exiger de demande écrite.

Votre demande doit être précise afin que l'administration puisse identifier le document demandé.

Vous n'avez pas à motiver votre demande.

Une personne responsable de l'accès aux documents administratifs réceptionne les demandes de communication et les réclamations et veille à leur instruction. Sa désignation doit être portée à la connaissance du public (par exemple, sur le site internet du service).

  À noter :

l'administration n'est pas tenue de répondre aux demandes abusives, en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique.

Si le document est disponible sous forme électronique

Vous pouvez accéder à un document administratif par courrier électronique et sans frais.

Dans les autres cas

Vous pouvez accéder à un document administratif par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas. Vous pouvez accéder à un document administratif par la reproduction, à vos frais, d'une copie sur papier ou support électronique, sauf impossibilité technique. Votre choix s'exerce dans la limite des possibilités techniques de l'administration (par exemple, format du document incompatible avec celui demandé).

Le mode de communication choisi ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document.

Demande acceptée

Si l'administration accepte votre demande de communication, elle doit intervenir dans le mois.

Si votre demande porte sur plusieurs documents, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place. Les pages sélectionnées seront photocopiées et remises. L'administration peut aussi étaler dans le temps la communication.

Demande refusée

L’administration peut rejeter, par décision motivée, votre demande de communication. Avant de saisir le juge administratif, vous devez obligatoirement saisir la commission d'accès aux documents administratifs (Cada).

Elle donne un avis sur le caractère communicable ou non du document.

  À savoir :

la Cada n'est pas compétente pour l'accès aux archives publiques relatives aux minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.

Pour s'informer

Pour s'informer ou accomplir la démarche dans le cas de refus explicite ou si l'administration n'a pas répondu pendant plus d'un mois à une demande de communication

Par téléphone

+33 (0)1 42 75 79 99

Par courrier

35 rue Saint-Dominique - 75700 Paris 07 SP

Par mail

cada[@]cada.fr