Fiche pratique

Registres du personnel obligatoires

Vérifié le 22 juin 2016 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Tout employeur, sauf s'il s'agit d'un particulier employeur, doit obligatoirement détenir plusieurs registres : registre unique du personnel, livre de paie, registre du CHSCT et registre des délégués du personnel.

Dès la première embauche (et quel que soit l'effectif de l'établissement), l'employeur doit obligatoirement y inscrire les informations suivantes dans l'ordre des embauches, concernant chaque salarié :

  • identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité,
  • carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise,
  • type de contrat : par exemple, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)...
  • pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail,
  • pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés)

Ce registre peut être tenu sur support numérique.

Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.

Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (CDD d'usage ou extra par exemple), il est nécessaire, pour chaque contrat ou vacation, d'indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d'entrée et de sortie correspondantes.

L'absence de registre, le défaut de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à 3 750 € d'amende par salarié concerné.

  À noter :

les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

Le livre de paye reproduit les mentions du bulletin de salaire et peut être tenu :

  • soit sur un registre spécial, pouvant être coté et paraphé par le juge du tribunal d'instance ou par un juge du tribunal de commerce ou par le maire,
  • soit sur un support informatique.

L'employeur a cependant le choix entre tenir un livre de paie ou conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans.

Plusieurs registres relatifs aux conditions de travail doivent être tenus par l'employeur :

  • registre spécial des dangers graves et imminents,
  • registre des accidents bénins,
  • document unique d'évaluation des risques professionnels, qui répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et en analyse les risques.

Ces registres doivent être mis à la disposition :

  • des salariés,
  • des membres du CHSCT (instance obligatoire dans les établissements de plus de 50 salariés),
  • des délégués du personnel,
  • du médecin du travail,
  • de l'inspection du travail,
  • des services de prévention des organismes de sécurité sociale,
  • des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail
  • le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.

En annexe, doivent y figurer les données collectives d'exposition aux facteurs de pénibilité, évalués selon les critères du compte personnel de prévention de la pénibilité (CPPP).

Le défaut de transcription ou de mise à jour du document d'évaluation des risques peut être sanctionné d'une contravention de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive).

L'employeur qui ne présente pas l'un de ces registres à l'inspection du travail encoure une contravention de 450 €.

  À noter :

Ces registres doivent être tenus à jour au minimum tous les ans.

Il doit contenir les notes écrites exposant les demandes des délégués et les réponses de l'employeur.

L'absence de registre constitue un délit d'entrave qui peut être sanctionné d'une amende de 7 500 €.

Ne pas présenter le registre à l'inspecteur du travail peut être sanctionné d'une contravention de 450 €.