Fiche pratique

Présentation du dossier de candidature à un marché public

Vérifié le 11 juillet 2016 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Dans une procédure de marché, le candidat doit remettre un dossier comportant toutes les informations demandées par l'organisme public pour qu'il puisse évaluer son offre et ses capacités professionnelles, techniques et financières. Ces documents étant souvent la seule interface avec l'organisme public, le fournisseur doit y attacher une attention particulière et montrer qu'il a bien cerné ses besoins spécifiques.

Le dossier de réponse à un marché public se compose de :

  • la candidature, qui permet à l'organisme public d'évaluer l'aptitude du candidat à exercer son activité professionnelle et ses capacités économiques et financières,
  • l'offre, qui constitue la réponse au besoin exprimé par l'organisme public. Elle comprend, en particulier, le prix des prestations, les moyens mis en œuvre pour réaliser la demande, etc.

L'analyse de la candidature et celle de l'offre sont distinctes.

Dans le dossier de candidature, l'organisme public ne peut demander que des renseignements et des documents dont la liste est fixée réglementairement, mais il peut ne demander que ceux qui lui paraissent significatifs.

Le candidat doit fournir au moins :

  • une déclaration sur l'honneur pour justifier qu'il n'entre dans aucun cas d'interdiction de soumissionner à un marché public,
  • des documents et renseignements qui permettent à l'organisme public de vérifier son aptitude à exercer son l'activité professionnelle, ses capacités économique, financière, techniques et professionnelles.

Il doit indiquer s'il a recours à d'autres fournisseurs ou prestataires.

S'il les juge nécessaires, l'organisme public peut aussi demander les documents suivants :

  • une déclaration concernant le chiffre d'affaires du candidat (global ou uniquement celui du domaine d'activité qui fait l'objet du marché) des 3 derniers exercices au maximum,
  • des déclarations de banques ou une preuve d'une assurance des risques professionnels,
  • les bilans, ou extraits de bilan, des 3 dernières années.

Pour juger des capacités techniques et professionnelles des candidats, la réglementation fixe la liste des justificatifs qu'un organisme public peut notamment demander :

  • une liste des travaux exécutés au cours des 5 dernières années,
  • l'effectif moyen annuel pendant les 3 dernières années,
  • l'indication des titres d'études et professionnels du candidat et/ou des cadres de l'entreprise,
  • le description de l'outillage dont le candidat disposera pour la réalisation du marché,
  • des mesures de gestion environnementale que le candidat appliquera lors de l'exécution du marché.

Il faut donc lire attentivement les documents de la consultation pour connaître les attentes de l'organisme public.

Les candidats sont dispensés de fournir les documents s'ils peuvent être obtenus gratuitement en ligne, à condition qu'ils fournissent les informations nécessaires à leur consultation.

Pour les avis de marché signalés par le logo MPS (Marchés publics simplifiés), les candidats peuvent ne fournir que leur numéro Siret à la place des attestations demandées.

Si une candidature ne contient pas toutes les pièces, l'organisme public peut demander au candidat de compléter son dossier dans un délai approprié et identique pour tous.

L'organisme public ne peut pas imposer la fourniture de documents originaux, de copie certifiée conforme ou de traduction certifiée.

L'organisme public peut aussi prévoir que les candidats ne sont pas tenus de fournir les documents déjà transmis dans le cadre d'une précédente consultation et qui sont toujours valides.

En cas de candidature groupée, d'autres documents peuvent être demandés (pouvoirs donnés au mandant, par exemple).

Si le candidat s'appuie sur les capacités d'autres fournisseurs ou entrepreneurs, il doit justifier aussi de leurs capacités.

  À noter :

à compter du 1er octobre 2018, lorsqu'un organisme public demandera un certificat, une attestation ou un document de preuve, il ne pourra demander que les pièces justificatives référencées dans la base de données e-Certis de la Commission européenne.

Document unique de marché européen (Dume)

De façon facultative, l'organisme public peut mettre à la disposition des candidats, parmi les documents de la consultation, un document unique de marché européen (Dume) à la place des documents suivants :

  • déclaration sur l'honneur pour justifier que le candidat n'entre dans aucun cas d'interdiction de soumissionner à un marché public,
  • documents et renseignements demandés pour vérifier l'aptitude à exercer l'activité professionnelle, les capacités économique et financière et les capacités techniques et professionnelles,
  • recours aux capacités d'autres fournisseurs ou prestataires.

Un document unique de marché européen déjà utilisé dans une procédure antérieure peut être accepté à condition de confirmer que les informations qui y figurent sont toujours valables.

L'acheteur peut aussi demander que ce document soit rédigé en français. Dans ce cas, il l'indique dans les documents de la consultation.

  À noter :

ce document sera obligatoire à compter du 1er avril 2017 pour les centrales d'achat et du 1er avril 2018 pour les autres acheteurs.

Liste officielle d'opérateurs d'un État européen

Pour vérifier que le candidat satisfait aux conditions de participation à la procédure, l'organisme public demande des justificatifs.

Lorsque le candidat est inscrit sur une liste officielle d'opérateurs agréés d'un État de l'Union européenne ou s'il dispose d'un certificat délivré par un organisme de certification, il peut présenter un certificat d'inscription ou le certificat délivré par l'organisme de certification à la place des justificatifs demandés.

Cependant, un certificat supplémentaire est quand même demandé lors de l'attribution du marché pour vérifier aussi la régularité de sa situation fiscale et sociale.

L'offre doit être transmise en une seule fois. Si plusieurs offres sont transmises successivement, seule la dernière reçue est examinée. Pour modifier une offre déjà réceptionnée, le candidat doit en transmettre une nouvelle avant la fin du délai de réponse. Celle-ci sera admise et la première rejetée.

L'organisme peut demander que l'offre soit accompagnée d'échantillons, de maquettes, etc. Si cette demande implique un investissement, elle peut donner lieu au versement d'une prime dont le montant est indiqué dans les documents de la consultation.

  À noter :

il convient aussi d'indiquer dans l'offre la part que le soumissionnaire a l'intention de sous-traiter et notamment à des petites et moyennes entreprises.