Question-réponse

Comment faire parapher ou coter des documents sociaux ?

Vérifié le 06 novembre 2018 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), Ministère chargé de la justice

Certains documents sociaux doivent être cotés et paraphés par le greffier du tribunal de commerce ou du tribunal d'instance ou de grande instance. La cote (numéro de référence appliqué par perforation sur chaque page) sert à numéroter les pages vierges du livre ou du registre, tandis que le paraphe (par l'apposition d'un cachet sur les 1e et dernière pages) permet de les signer pour éviter toute falsification (ajout, remplacement, suppression...) et leur donner une date certaine.

Les délibérations des assemblées d'associés ou d'actionnaires et des organes ou conseils des sociétés commerciales sont constatées par des procès-verbaux établis sur des registres dédiés dont l'intitulé varie selon la forme juridique.

Doivent être obligatoirement cotés et paraphés les documents suivants :

  • registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés à responsabilité limitée (SARL) ;
  • registre des délibérations de l'associé unique de sociétés à responsabilité limitée à associé unique ;
  • registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés en nom collectif (SNC) ;
  • registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés en commandite simple (SCS) ;
  • registre des délibérations du conseil d'administration de sociétés anonymes (SA) à conseil d'administration ;
  • registre des délibérations du conseil de surveillance de sociétés anonymes à directoire et conseil de surveillance ;
  • registre des délibérations des assemblées générales d'actionnaires de sociétés anonymes et de sociétés par actions simplifiées (SAS) ;
  • registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés civiles ;
  • registre des délibérations des assemblées d'associés de sociétés civiles professionnelles (SCP) de conseil en propriété industrielle ;
  • registre des délibérations des assemblées d'associés des Sociétés d'épargne forestière.

Certains livres comptables dont la tenue est obligatoire peuvent également être cotés et paraphés, mais de façon facultative.

Tous les commerçants doivent tenir les livres comptables suivants :

  • livre-journal, qui enregistre les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise opération par opération et par ordre chronologique ;
  • grand livre, qui classe par nature de compte les informations figurant par ordre chronologique dans le livre-journal.

Le livre-journal et le grand-livre peuvent, à la demande du commerçant, être cotés et paraphés.

Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié sur un registre spécial.

Des documents sous forme électronique peuvent tenir lieu de livre-journal ou de grand livre. Dans ce cas, ils sont identifiés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. Leur numérotation n'est plus obligatoire.

Le commerçant peut demander le paraphe ou la cote :

  • sur place (ou par courrier en recommandé avec avis de réception) au greffe du tribunal de commerce ou du TGI (en l'absence de tribunal de commerce) pour le livre-journal et le grand-livre ;
  • gratuitement à la mairie pour les délibérations ;

Cette formalité est payante pour les documents comptables. Le tarif est de 2,82 € par livre, auquel s'ajoutent des frais d'envoi.

Le paiement doit être effectué par chèque libellé à l'ordre du greffe du tribunal de commerce concerné (ou par carte bancaire pour un dépôt en ligne).