Fiche pratique

Stages : les obligations de l'employeur

Vérifié le 03 juin 2016 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), Ministère en charge du travail

Pour éviter les abus, les employeurs du secteur privé, public ou associatif sont soumis à une réglementation stricte concernant l'accueil de stagiaires en milieu professionnel : conditions de recours, durée maximale, rémunération obligatoire, signature d'une convention, nombre maximal de stages en cours, délai entre deux stages... Même si le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié, il doit respecter les règles de l'établissement d'accueil (horaires et durée légale du travail).

Un stage correspond à une mise en situation temporaire en milieu professionnel permettant à l'élève ou l'étudiant d'acquérir des compétences professionnelles en lien avec sa formation et de se voir confier des missions conformes au projet pédagogique de son établissement d'enseignement.

En l'absence de contrat de travail, un stage d'étudiant ne doit pas être proposé pour :

  • remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement,
  • exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié),
  • faire face à un accroissement temporaire d'activité,
  • occuper un emploi saisonnier.

Sont interdits les stages hors cursus pédagogique, c'est-à-dire non inscrits dans un cursus scolaire ou universitaire. Les stages doivent être intégrés à un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement effectué en présence des élèves ou des étudiants est de 200 heures minimum par année d'enseignement.

Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Mais il doit mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans leur ordre d'arrivée, les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l' établissement.

Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

Un stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d'enseignement, sauf dérogations.

Si le stage est réalisé par périodes fractionnées au cours d'une année d'enseignement, sa durée est de 924 heures au maximum sur l'année.

  À noter :

en cas d'embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d'essai et prise en compte pour le calcul des droits liés à l'ancienneté.

Dans un organisme d'accueil d'au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l'effectif (20 % pour les stages obligatoires en milieu professionnel : contrat en alternance, par exemple).

Par exemple, 7 stagiaires étudiants maximum peuvent être accueillis simultanément dans une entreprise de 45 salariés (45 x 15 % = 6,75), l'effectif étant arrondi à l'entier supérieur.

Les entreprises de moins de 20 salariés peuvent accueillir 3 stagiaires maximum en même temps (ou 5 pour les périodes de formation en milieu professionnel).

Chaque tuteur ne peut suivre que 3 stagiaires au maximum au cours de la même période.

Un délai, correspondant au 1/3 de la durée du stage précédent, doit être respecté entre 2 stages. Par exemple, après un stage de 6 mois, il est nécessaire d'attendre 2 mois (6/3) avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Cette obligation ne s'applique pas si le stage est interrompu à l'initiative du stagiaire.

Les stages doivent obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention, qui doit être conforme à un modèle fixé par arrêté, signée entre :

  • le stagiaire (et, s'il est mineur, son représentant légal),
  • l'organisme d'accueil : entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme,
  • l'établissement d'enseignement ou de formation,
  • l'enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement,
  • le tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil.

La convention doit obligatoirement mentionner ou préciser :

  • l'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement,
  • les activités confiées au stagiaire,
  • les noms de l'enseignant référent et du tuteur,
  • les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire,
  • les modalités d'autorisation d'absence,
  • le taux horaire de la gratification, calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les modalités de son versement,
  • les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, etc.),
  • le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail.

L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

L'inspecteur du travail peut demander une copie des conventions de stage à l'établissement d'enseignement ou à l'organisme d'accueil.

Si le stage a lieu à l'étranger, doit être annexée à la convention de stage une fiche d'information présentant la réglementation du pays d'accueil sur les droits et devoirs du stagiaire.

  À savoir :

s'il s'agit d'un stagiaire étranger, l'organisme d'accueil doit, 2 mois au moins avant le début du stage, transmettre au préfet pour visa la convention de stage par lettre recommandée avec avis de réception. En cas d'accord, la convention visée est transmise à l'étudiant étranger avant son entrée en France. Sans réponse dans les 30 jours (ou 15 jours dans le cadre d'un programme de coopération européen ou intergouvernemental), la validation de la convention est considérée comme refusée.

Un employeur qui accueille un stagiaire plus de 2 mois (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour), au cours de la même année scolaire ou universitaire, doit obligatoirement lui verser une gratification minimale.

La gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l'organisme d'accueil à partir de la 309e heure incluse, même de façon non continue.

En dessous de ce seuil de durée, la gratification reste facultative pour l'employeur.

Dans certaines conditions, cette gratification bénéficie d'une franchise de cotisations sociales.

En fin de stage, l'organisme d'accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage, qui peut être conforme à un modèle fixé par arrêté.

Elle doit mentionner la durée effective totale du stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification versée.

Pour les stages supérieurs à 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence pour le stagiaire. Cette possibilité est facultative lorsque la durée du stage est inférieure à 2 mois.

En cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisations d'absence d'une durée équivalente à ceux prévus pour les salariés.

La rémunération des congés est facultative pour l'employeur. Pendant un congé de grossesse, de paternité ou d'adoption, ou autres autorisations d'absence, prévus à la convention, le maintien de la gratification n'est pas obligatoire, car celle-ci est calculée sur le nombre d'heures de présence effective du stagiaire. Mais elle reste possible.

La gratification versée pendant ce congé bénéficie de la franchise de cotisations sociales, dès lors qu'elle est prévue dans la convention de stage

Même si le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié, il peut bénéficier de certains droits et avantages octroyés aux salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité d'entreprise par exemple).

Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.

Frais de repas

Le stagiaire doit avoir accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés.

Ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l'employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 5,37 € en 2016.

Frais de transport

L'employeur est dans l'obligation de rembourser une part des frais de transport engagés pour effectuer le stage, dans les mêmes conditions que pour les salariés.

En cas de non-respect des règles d'encadrement des stages (quota maximal de stagiaires, durée maximale de travail, interdiction de confier au stagiaire des tâches dangereuses, désignation obligatoire d'un tuteur...), l'employeur encourt une amende administrative pouvant aller :

  • jusqu'à 2 000 € par stagiaire concerné,
  • jusqu'à 4 000 € en cas de nouvelle infraction dans l'année qui suit la notification de la première amende.

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