Fiche pratique

Remboursement des frais de transport domicile-travail (secteur privé)

Vérifié le 23 mai 2018 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Les frais de transport correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais peuvent être remboursés par l'employeur et exonérés de cotisations dans certaines limites et sous certaines conditions.

Transport public

Les salariés du secteur privé qui prennent les transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail bénéficient obligatoirement du remboursement partiel de ces frais.

Tous les salariés sont concernés, y compris ceux à temps partiel.

  À savoir :

les stagiaires sont aussi concernés.

Il s'agit des services de transports publics tels que :

  • Métro
  • Bus
  • Tramway
  • Train
  • Location de vélo

Les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables.

Seules les cartes d'abonnement sont prises en charge par l'employeur, qu'elles soient :

  • annuelles
  • mensuelles
  • ou hebdomadaires.

Cas général

La prise en charge s'effectue à hauteur de 50 % du titre de transport sur la base :

  • d'un tarif de 2e classe
  • et du trajet le plus court.

Cette prise en charge concerne les salariés à plein temps et ceux à temps partiel effectuant un mi-temps ou plus.

Salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps

Les salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps bénéficient d'une prise en charge au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Par exemple, dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 h, pour un salarié travaillant 15 h par semaine, la prise en charge d'un abonnement à 73 € sera calculée de la façon suivante : (73 x 50 %) x 15/17,5 = 31,29 €.

Le remboursement effectué par l'employeur se fait mensuellement (y compris pour les abonnements annuels) :

  • au plus tard à la fin du mois suivant celui de sa validation (hors abonnement annuel dont le remboursement est réparti mensuellement),
  • sur justificatif du salarié (remise ou présentation du titre).

Une attestation sur l'honneur suffit :

  • si l'abonnement à un service public de location de vélo ne comporte pas l'identité du salarié
  • ou si vous êtes intérimaire.

Un accord collectif peut prévoir des modes de preuve ou de remboursement différents.

Dans tous les cas, les délais de remboursement ne doivent pas excéder 1 mois.

  À noter :

en cas de changement des conditions de remboursement (délai, justificatifs,etc.), l'employeur doit en avertir les salariés au moins 1 mois à l'avance.

Le montant de la prise en charge des titres d'abonnement doit être mentionné sur le bulletin de paie.

Les remboursements partiels du prix des titres d'abonnement sont exonérés d'impôt sur le revenu.

Transport personnel

L'employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d'alimentation électrique ou hybride des salariés qui utilisent un véhicule personnel pour se rendre au travail. Cette prise en charge n'est pas obligatoire. Si l'employeur la met en place, elle doit profiter à l'ensemble des salariés dans les mêmes conditions.

La prise en charge de vos frais de transports personnels est possible uniquement si elle est prévue par un accord collectif ou une décision de l'employeur.

Dans ce cas, vous pouvez prétendre au remboursement de vos frais de transports personnels si :

  • votre résidence habituelle ou votre lieu de travail sont situés en dehors de la région Île-de-France et d'une zone desservie par les transports urbains,
  • l'utilisation d'un véhicule personnel vous est indispensable en raison de vos horaires de travail.

Tous les salariés sont concernés, y compris ceux à temps partiel.

Les salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps bénéficient d'une prise en charge au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Par exemple, dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 h, pour un salarié travaillant 15 h par semaine, si la prise en charge de base des frais est de 200 €, elle sera calculée de la façon suivante : 200 x 15/17,5 = 171,43 €.

  À savoir :

les stagiaires sont aussi concernés.

La prise en charge n'est pas prévue si :

  • vous bénéficiez d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique (voiture de fonction),
  • ou vous êtes logé dans des conditions excluant tout frais de transports pour vous rendre au travail (logement de fonction),
  • ou votre employeur assure gratuitement votre transport domicile-travail.

Les conditions de la prise en charge et du remboursement sont déterminées :

  • par un accord collectif entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise
  • ou par une décision de l'employeur dans les autres entreprises, après consultation du comité social et économique (CSE).

Vous devez alors fournir les pièces demandées par votre employeur, justifiant que vous remplissez les conditions de la prise en charge.

  À noter :

en cas de changement des conditions de remboursement (délai, justificatifs, etc.), l'employeur doit en avertir les salariés au moins 1 mois à l'avance.

Le montant de la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation de véhicules électriques doit être mentionné sur le bulletin de paie.

Les remboursements de frais de carburant ou d'alimentation électrique sont exonérés de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 200 € par an.