Question-réponse

Fiche de paie dans la fonction publique : quelles sont les règles ?

Vérifié le 17 octobre 2017 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Aucun texte ne définit les mentions obligatoires du bulletin de paie des agents de la fonction publique. Toutefois, il est recommandé aux administrations de délivrer à leurs agents des bulletins de paie aussi complets que ceux prévus pour les salariés de droit privé et de tenir compte des règles de présentation prévues pour les salariés de droit privé. Seuls, les composants de la rémunération et les cotisations auxquelles cette rémunération est soumise sont définis par les textes.

La rémunération comprend, selon la situation individuelle et professionnelle de l'agent :

  • le traitement indiciaire de base ;
  • l'indemnité de résidence ;
  • le supplément familial de traitement (SFT) ;
  • les primes et indemnités ;
  • la nouvelle bonification indiciaire (NBI) ;
  • les avantages en nature.

Elle est soumise aux cotisations suivantes à la charge de l'agent :

Cotisations à la charge du fonctionnaire ou de l'agent non titulaire

Fonctionnaire

Contractuel

  • régime de retraite de base (CNRACL ou pensions civiles et militaires)
  • régime de retraite complémentaire (Rafp)
  • CSG
  • CRDS
  • Contribution exceptionnelle de solidarité (si revenus supérieurs à un plancher)
  • Maladie, maternité, invalidité, décès
  • régime de retraite de base (Cnav)
  • régime de retraite complémentaire (Ircantec)
  • CSG
  • CRDS
  • Contribution exceptionnelle de solidarité (si revenus supérieurs à un plancher)

Le bulletin comporte au moins :

  • le nom et l'adresse de l'employeur, et éventuellement le service d'affectation de l'agent ;
  • les identifiants de l'employeur auprès de l'Insee : code APE et n°Siret ;
  • le nom, le grade, l'échelon et l'indice majoré détenu par l'agent ;
  • la période et le nombre d'heures de travail auxquels se rapporte la rémunération ;
  • le traitement de base et les autres composants de la rémunération selon la situation de l'agent ;
  • le montant de la rémunération brute ;
  • le montant, l'assiette et le taux des cotisations à la charge de l'agent et de l'administration employeur ;
  • la nature et le montant des autres versements (prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels notamment) et retenues (saisie sur salaire par exemple) ;
  • le montant de la rémunération nette effectivement reçue par l'agent ;
  • la date de paiement de cette somme ;
  • le montant total versé par l'administration employeur (rémunération brute + cotisations à la charge de l'administration employeur) ;
  • la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www. service-public. fr.

Le bulletin de paie mentionne également généralement le revenu mensuel net imposable (égal à la somme de la rémunération nette, de la CRDS et de la part de la CSG non déductible de l'impôt sur le revenu).

Le bulletin de paie doit être conservé par l'agent sans limitation de durée.

Dans la fonction publique d’État, les bulletins de paye et les états annuels indiquant le montant du revenu imposable perçu (remis chaque année à chaque agent) vont être progressivement dématérialisés d'ici le 1er janvier 2020.

Ces documents seront mis à disposition des agents sous forme électronique, dans un espace numérique propre. S'il a fourni une adresse électronique valide, l'agent sera informé par message électronique de la mise à disposition sur son espace sécurisé du bulletin de paie et de l'état annuel.

Les documents enregistrés dans l'espace numérique seront conservés tout au long de la carrière de l'agent et jusqu'à la fin de la 5me année suivant celle de son départ en retraite.

Si le fonctionnaire retraité reprend une activité au sein des services de l’État, le bulletin de paye qui lui sera remis, au titre de cette activité, sera conservé pendant 5 ans puis supprimé.

La date, les conditions de mise en œuvre de la dématérialisation du bulletin de paye et la date à partir de laquelle le bulletin de paye sur support papier cessera d'être émis seront fixées, pour chaque département ministériel, par arrêté.

Les bulletins de paye et les états annuels pourront continuer à être délivrés sur support papier, sur demande :

  • aux agents qui sont dans l'incapacité d'accéder sur leur lieu de travail à leur espace numérique sécurisé ;
  • aux agents en congé de maladie pendant la durée du congé.

Chaque arrêté ministériel précisera les situations professionnelles dans lesquelles les agents pourront demander à bénéficier de ces documents sur support papier et les conditions de dépôt des demandes.

  À noter :

les établissements publics de l’État peuvent mettre en œuvre la dématérialisation du bulletin de paie. Les conditions et le calendrier de cette mise en œuvre seront précisés par arrêté ministériel, après délibération de l'organe délibérant de l'établissement.

Aucun texte ne prévoit de disposition analogue pour les fonction publiques territoriale et hospitalière.