Fiche pratique

Fichiers et informations personnelles

Vérifié le 13 mars 2017 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Certains fichiers détenus par des sociétés, organismes ou administrations peuvent contenir des informations qui vous concernent. La plupart sont créés avec votre accord, à partir de renseignements que vous avez fournis (réponse à un formulaire par exemple). D'autres, comme ceux relatifs à la police ou à la justice, sont créés sans votre consentement.

Les informations contenues dans les fichiers informatiques sont considérées comme des données personnelles si elles permettent de vous identifier : nom, numéro de sécurité sociale, numéro de téléphone, photo, identifiant informatique etc.

Informations interdites

Les informations suivantes ne peuvent pas être collectées :

  • origines raciales ou ethniques ;
  • opinions politiques, philosophiques, religieuses ou appartenance syndicale ;
  • santé ou orientation sexuelle.

Des exceptions existent. Par exemple, les fichiers nécessaires aux droits des justiciables, à la recherche médicale ou justifiés par l'intérêt public (sûreté de l'État, sécurité publique etc.).

Informations liées aux personnes

Sauf exceptions, le responsable d'un fichier doit vous informer :

  • de son identité ;
  • du but du fichier ;
  • du caractère obligatoire ou facultatif des réponses et des conséquences d'un défaut de réponse ;
  • des destinataires des informations et des éventuels transferts de données hors Union européenne ;
  • de vos droits d'opposition, d'accès et de rectification.

Sécurité et conservation des informations

Le responsable du fichier doit empêcher que vos données soient déformées, endommagées ou que des personnes non autorisées y aient accès.

Il fixe une durée de conservation raisonnable en fonction de l'objectif du fichier.

Accès direct

Vous pouvez demander au responsable du fichier s'il détient des informations sur vous et de vous les communiquer.

Si vous ne connaissez pas le responsable du fichier, vous devez vous adresser au service chargé du droit d'accès de l'organisme qui détient les informations.

Le droit d'accès s'exerce sur place ou par écrit. Un générateur de courriers est disponible sur le site de la Cnil.

Le courrier doit être accompagné d'une copie de votre pièce d'identité. Vous devez donner tous les renseignements qui permettront à l'organisme de traiter votre demande (numéro de compte bancaire, de client, d'allocataire, etc.).

Les informations doivent être communiquées dans un langage clair (les codes et sigles doivent être expliqués).

  À noter :

le coût de la copie ne doit pas dépasser celui de la reproduction.

Service en ligne

Plainte en ligne auprès de la Cnil

Ce service rappelle la réglementation, donne des modèles de lettre à adresser au service mis en cause et permet d'adresser directement une plainte à la Cnil.

Accéder au service en ligne

Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

Accès indirect

Le droit d'accès à certains fichiers sensibles s'exerce, sauf exceptions, par l'intermédiaire d'un courrier au président de la Cnil (joindre une copie de votre pièce d'identité). Vous devez préciser le fichier concerné.

Il s'agit des fichiers concernant :

Vous pouvez faire corriger, compléter, mettre à jour, verrouiller ou effacer les informations vous concernant :

  • si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées ;
  • ou si leur collecte, leur utilisation, leur communication ou leur conservation est interdite.

Vous devez adresser un courrier à l'administration ou l'organisme privé qui détient les informations.

Le responsable du fichier doit prouver qu'il a procédé aux opérations nécessaires. Vous pouvez exiger une copie gratuite des données modifiées.

Modèle de document

Demander la communication ou la modification d'informations personnelles dans un fichier

Accéder au modèle de document

Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

Vous pouvez, pour des raisons légitimes, refuser :

  • que vos données soient dans un fichier ;
  • la communication de vos informations personnelles à des tiers ;
  • sans avoir à vous justifier, que vos informations soient utilisées pour de la prospection commerciale.

Modèle de document

Demander à figurer sur la liste Robinson-Stop publicité

Accéder au modèle de document

Institut national de la consommation (INC)

Par exemple, vous pouvez :

  • refuser de répondre à une collecte non obligatoire de données ;
  • demander la radiation des informations contenues dans des fichiers commerciaux ;
  • demander la non cession d'informations, par exemple en cochant la case correspondante dans le formulaire de collecte.

  Attention :

le droit d'opposition n'existe pas pour certains fichiers de l'administration (police, justice, services fiscaux, sécurité sociale, etc.).

Modèle de document

S'opposer à la cession de ses données figurant dans des fichiers commerciaux

Accéder au modèle de document

Institut national de la consommation (INC)

Recours auprès de la Cnil

Vous pouvez porter plainte en ligne auprès de la Cnil en cas de :

  • difficulté pour supprimer des données personnelles d'internet ;
  • refus de l'accès ou de mise à jour d'informations personnelles ;
  • réception non désirée de courriers, de fax ou d'appels publicitaires.

S'il s'agit d'un autre cas, vous devez saisir la Cnil par courrier simple.

La Cnil intervient auprès du responsable du fichier pour faire respecter vos droits d'accès, de rectification et de suppression des informations vous concernant.

Elle peut prononcer des sanctions (avertissement, sanctions pécuniaires, injonctions, etc.).

En cas d'atteinte grave et immédiate aux droits et libertés, le président de la Cnil peut saisir le juge des référés pour ordonner les mesures de sécurité nécessaires à la sauvegarde de ces droits et libertés.

Service en ligne

Plainte en ligne auprès de la Cnil

Ce service rappelle la réglementation, donne des modèles de lettre à adresser au service mis en cause et permet d'adresser directement une plainte à la Cnil.

Accéder au service en ligne

Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

Recours devant les tribunaux

Vous pouvez également porter plainte contre le responsable du fichier qui encourt des sanctions pouvant aller jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et 300 000 € d'amende.

Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

Pour s'informer sur vos droits

Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil)

Par courrier

3 Place de Fontenoy

TSA 80715

75334 Paris cedex 07

Le dépôt de plis à l'accueil est possible du lundi au vendredi, de 9h à 12h et de 14h à 17h.

La CNIL ne reçoit pas le public et n'assure aucun renseignement sur place.

Par téléphone

+33 1 53 73 22 22

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Par courriel

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