Fiche pratique

Saisine d'une administration par courrier ou formulaire papier

Vérifié le 21 février 2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Vous pouvez saisir une administration (préfecture, mairie, Pôle emploi, caisse de sécurité sociale, etc.) par courrier ou formulaire papier. Dans ses échanges avec un particulier, une administration doit respecter certaines règles liées à la réception et à l'examen de la demande ainsi qu'au délai pour y répondre.

Obligations de l'administration

À la suite de votre envoi, l'administration doit vous envoyer un accusé de réception de votre demande.

L'accusé de réception doit comporter les mentions suivantes :

  • Date de réception de la demande et date à laquelle, à défaut de réponse écrite, celle-ci sera considérée comme acceptée ou rejetée
  • Désignation, adresse postale, si nécessaire adresse électronique, numéro de téléphone du service chargé du dossier

L'accusé précise aussi si l'administration peut répondre à la demande par une décision implicite de rejet ou d'acceptation :

  • Une décision implicite de rejet signifie que la demande est refusée si l'administration garde le silence pendant un certain délai. L'accusé de réception mentionne les délais et les voies de recours.
  • Une décision implicite d'acceptation signifie que la demande est acceptée si l'administration garde le silence pendant un certain délai. L'accusé de réception mentionne la possibilité de demander à l'administration une attestation.

Exceptions

L'accusé de réception n'est pas obligatoire dans les cas suivants :

  • L'administration doit répondre (réponse écrite ou implicite) dans un délai maximum de 15 jours
  • L'administration doit uniquement vérifier que l'usager remplit les conditions légales pour obtenir un document ou une prestation
  • En cas de demande abusive (demande répétitive ou systématique).

Si la demande est incomplète, l'administration vous indique les pièces et informations manquantes, et si nécessaire la nécessité de traduire ou légaliser les documents envoyés. Elle vous fixe aussi un délai de réponse.

Ces informations figurent dans l'accusé de réception. Si l'accusé de réception vous a déjà été remis, ces informations font l'objet d'un envoi séparé.

À défaut de décision écrite, le point de départ pour faire naître une décision implicite est le suivant :

  • Décision d'acceptation : à partir de la réception des pièces ou informations manquantes
  • Décision de rejet : le délai est suspendu pendant le délai accordé pour compléter le dossier. Toutefois, le délai court de nouveau dès réception des pièces et informations manquantes.

  À savoir : l'administration ne peut pas suspendre l'examen d'un dossier en attendant la transmission de la pièce manquante, sauf si elle est indispensable à l'instruction.

Lorsqu'une demande est adressée à un service incompétent pour la traiter, ce dernier doit la transmettre à l'autorité compétente et vous en informer.

En cas de décision implicite, le point de départ du délai pour faire naître la décision est le suivant :

  • Date de réception de la demande par le 1er service saisi, s'il s'agit d'une décision de rejet
  • Date de réception de la demande par le service compétent, s'il s'agit d'une décision d'acceptation

Dans tous les cas, l'accusé de réception est délivré par l'administration compétente.

L’administration doit mentionner dans ses envois le prénom, le nom, la qualité et l'adresse administrative de l'agent en charge de traiter votre demande.

L'anonymat de l'agent est respecté uniquement si des motifs de sécurité publique ou des personnes le justifient.

Le silence gardé pendant plus de 2 mois par l'administration sur une demande ou une démarche vaut accord.

Toutefois il y a des exceptions. Par exemple, le silence gardé pendant 2 mois vaut rejet pour une demande d'inscription en école nationale supérieure d'architecture.

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