Fiche pratique

Saisine d'une administration par courrier ou formulaire papier

Vérifié le 24 avril 2017 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Les administrations (préfecture, mairie, organisme de sécurité sociale...) peuvent être saisies par demande papier. Dans leurs échanges avec les usagers, elles doivent respecter certaines règles, concernant notamment la bonne réception de la demande et la suite qui lui sera donnée.

Obligations de l'administration

L'administration doit envoyer à l'usager un accusé de réception de la demande qu'elle a reçue.

L'accusé de réception mentionne :

  • la date de réception de la demande et la date à laquelle, à défaut de réponse écrite, celle-ci sera considérée comme acceptée ou rejetée,
  • la désignation, l'adresse postale (et le cas échéant, électronique), le numéro de téléphone du service chargé du dossier.

Cet accusé doit indiquer également si la demande peut faire l'objet d'une décision implicite de rejet (la demande est refusée si l'administration garde le silence pendant un certain délai).

Exceptions

L'administration n'est pas tenue d'adresser un accusé de réception :

  • si sa réponse (écrite ou implicite) doit intervenir dans un délai inférieur ou égal à 15 jours ;
  • si pour la formalité concernée, elle ne peut que vérifier que l'usager remplit bien les conditions légales pour l'obtenir ;
  • en cas de demandes abusives (demandes répétitives ou systématiques).

Si la demande est incomplète, l'administration fait connaître à l'usager les pièces manquantes.

En cas de présentation de documents rédigés en langue étrangère, elle doit également indiquer si leur traduction ou leur légalisation est nécessaire.

Le délai au terme duquel, à défaut de décision écrite, la demande est acceptée ou refusée ne court qu'à partir de la réception des pièces manquantes ou traduites ou légalisées.

La liste des pièces manquantes et le délai fixé pour les produire figurent dans l'accusé de réception (ou, s'il a déjà été remis, communiqués par lettre au demandeur).

Lorsqu'une demande est adressée à un service incompétent pour la traiter, ce dernier doit la transmettre à l'autorité compétente et en informer l'usager. En cas de décision implicite, les délais sont appréciés différemment :

  • Le délai au terme duquel peut naître une décision implicite de rejet débute à la date de réception de la demande par le premier service saisi.
  • Le délai au terme duquel peut naître une décision implicite d'acceptation ne débute qu'à partir de la date de réception de la demande par le service compétent.

Dans tous les cas, l'accusé de réception est délivré par l'administration compétente.

L'usager doit savoir le prénom, le nom, la qualité et l'adresse administrative de l'agent en charge de traiter sa demande.

Les courriers adressés à l'usager doivent les mentionner.

L'anonymat de l'agent ne peut être invoqué que pour des motifs de sécurité publique ou des personnes.

Le silence gardé pendant plus de 2 mois par l'administration sur une demande ou une démarche vaut accord, sauf exceptions. Pour certaines demandes, l'acceptation peut être acquise après un délai différent (par exemple 5 mois pour l'obtention d'un permis de construire).