Location immobilière : documents remis par le propriétaire

Le propriétaire doit remettre des documents au locataire lors de la signature ou du renouvellement du bail.

La liste de ces documents dépend de la date de signature ou de renouvellement du bail :

Si une clause du bail prévoit des frais pour l'établissement ou la remise d'une quittance de loyer, cette clause doit être considérée comme non écrite.

Pour chaque loyer réglé, le propriétaire (ou son représentant) doit transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui lui en a fait la demande.

La quittance détaille les sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges.

Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou son représentant) peut transmettre la quittance par mail.

Chaque mois, le propriétaire doit transmettre l'évaluatiuon de la consommation de chaleur, de froid, d'eau chaude sanitaire du logement, lorsque l'immeuble est doté de compteurs individuels d'énergie thermique télé-relevables, d'appareils de mesure télé-relevables permettant de déterminer la quantité de froid, d'un dispositif d'individualisation des frais d'eau chaude sanitaire.

Lorsque le logement se trouve dans une copropriété, le propriétaire doit transmettre les informations qu'il reçoit du syndic.

Le bail peut prévoir le paiement des charges soit au réel, soit au forfait :

Paiement des charges "au réel"

Si le bail prévoit le paiement des charges au réel, le propriétaire doit remettre au locataire qui en fait la demande les justificatifs des charges qu'il lui impute.

Les charges récupérables auprès du locataire doivent être énumérées dans le bail.

En pratique et pour prévenir tout litige, il est souhaitable de se référer à la liste des charges locatives applicables aux logements vides relevant du secteur privé.

Si le bail prévoit la récupération des charges locatives au réel, le propriétaire qui procède à une régularisation annuelle des charges doit la justifier.

La régularisation annuelle doit comparer le total des provisions versées par les locataires avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire et, dans le cas contraire, demander un complément.

Le montant des charges récupérées par le propriétaire doit être justifié par la communication :

• de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,
• du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le propriétaire doit en outre communiquer au locataire :

• le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),
• le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble en copropriété,
• et une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

Le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces pièces pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte,

Si la régularisation n'a pas été effectuée avant le 31 décembre de l'année qui suit l'année où elles sont exigibles, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Paiement des charges "au forfait"

Si le bail prévoit un forfait de charges, le montant de ce forfait est établi sur la base de la liste des charges locatives.

Ce montant doit être défini en accord avec la réalité.

Il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, c'est-à-dire selon la variation annuelle de l'IRL.

Le paiement au forfait ne permet pas de faire des régularisations de charges ou des compléments ultérieurs.